CARTILHA DO USUÁRIO
Módulo Controle de Processos
Apresentação
Esta cartilha tem como objetivo servir de manual de consulta rápida às diversas funcionalidades do Sistema de Controle de Processos – SCP e desta forma facilitar sua utilização
por parte do usuário/servidor.
Introdução
O Sistema SCP é uma ferramenta de gestão, que permite registrar e controlar os documentos que tramitam entre diversos setores da Entidade. Além dos relatórios gerenciais,
para cada processo é possível identificar, a qualquer hora, sua localização e o andamento, proporcionando dessa maneira, maior precisão e consequentemente um melhor
atendimento ao público, seja ele interno ou externo a entidade.
ABERTURA DE PROCESSOS
MENU CONTROLE DE PROCESSOS (4086)
- Histórico Tramitações de um Processo (4101)
Visualiza todas as tramitações do processo informando o local/setor de origem, destino e datas das tramitações – com ou sem parecer eletrônico. - Situação de um Processo (4102)
Apresenta os dados da última tramitação do processo, a situação atual do processo, indica e permite visualização dos processos apensados – quando existirem. É através desta opção que se faz a alteração da situação de um processo. - Anexar Documentos a um Processo (4104)
Permite anexar documentos ao processo. - Apensação de Processos (4105)
Utilizado para apensar ou vincular um processo a outro, quando os processos relacionam entre si ou que dependam um do outro. - Incluir Rotina a um Processo (4107)
Faz vinculação de uma rotina a um processo que ainda não tenha uma rotina definida. - Localizar Processos no Arquivo (4143)
Menu que permite localizar processos encerrados, podendo identificar a localização física do processo, caso a entidade trabalhe com essa informação.
MENU CADASTROS DO SISTEMA (4087)
- Cadastro de Local (4041)
Permite o cadastro dos locais/setores que receberão as tramitações dos processos. Este procedimento deve ser realizado com muito critério e atenção pois os locais/setores correspondem às repartições da Entidade e a indicação da hierarquia deve respeitar a estrutura que está em uso. - Cadastro de Interessado (4043)
Neste menu, é possível pesquisar ou cadastrar os interessados ou requerentes dos processos. - Cadastro de Rotina Padrão (4044)
Define o Fluxo que o processo deverá percorrer na Entidade, ou seja, os locais/setores por onde o processo deverá passar, bem como os procedimentos e o prazo do processo em cada local/setor. - Cadastro de Unidade Física (4045)
Cadastra unidades físicas a serem utilizadas no sistema. Esta informação será utilizada no cadastro de local. - Cadastro de Servidores de um local (4048)
Cadastra os usuários/servidores em seus respectivos locais/setores, definindo desta forma, as pessoas que poderão trabalhar com os processos do local/setor. - Calendário (4053)
Este menu serve para definir os dias úteis e não úteis do município, o que influência na contagem de prazo dos processos. - Alteração de Impressora Padrão (4108)
Permite que cada usuário/servidor altere a sua impressora “padrão”, cadastrada no SCP, para impressão de etiquetas e relatórios.
MENU RELATÓRIOS/CONSULTAS (4088)
- Emissão de 2ª via de Recibo do Interessado (4091)
Possibilita a impressão da 2ª Via do Recibo do Interessado. - Reemissão Guia de Remessa – Atualizada (4092)
Possibilita a impressora de 2ª Via de Guia de Remessa da tramitação do processo. - Critérios para Localizar Processo (4093)
Possibilita a localização de processos e emissão de relatórios utilizando vários tipos de filtros. - Listagem de Processos Tramitados por Local (4094)
Lista todos os processos tramitados por um determinado local/setor e período, possibilitando filtrar inclusive o local/setor de destino. - Listagem de Processos Encerrados por Local (4095)
Lista todos os processos encerrados por um determinado local/setor e período. - Emissão de Recibo de Processos Protocolados (4096)
Possibilita a emissão de um único recibo para vários processos ligados a um Interessado. - Emissão de 2ª via de Etiqueta do Processo (4097)
Possibilita a impressão de 2ª via de Etiqueta do processo. - Listagem de Processos Vencidos por Local (4117)
O usuário/servidor poderá visualizar os processos que já passaram do prazo previsto para conclusão e ainda não foram encerrados, possibilitando um maior controle sobre os processos a serem concluídos. - Listagem de Processos Protocolados por Período (4121)
Permite que o usuário/servidor liste todos os processos que foram abertos por um determinado local/setor e período. - Listagem da Situação dos Processos de uma Rotina (4122)
Relatório, sintético ou analítico que possibilita verificar a situação dos processos vinculados a determinada rotina, informando se estão ativos, suspensos, encerrados, etc. - Emissão de 2ª via de Requerimento (4124)
Possibilita a impressão de 2ª Via de Requerimento. - Emissão de Folha de Andamento do Processo (4126)
Permite ao usuário/servidor imprimir um relatório de andamento do processo, para acompanhá-lo, pois, nela constará a relação com todas as tramitações até o momento, e possui linhas em branco para que o usuário descreva as outras fases ocorridas após a impressão. - Servidores por Local (4193)
Permite localizar os usuários/servidores de cada local/setor cadastrado no SCP.
ATENDIMENTO: Abertura de Processos (4081)
Permite executar a abertura e o encaminhamento de um processo. Esta opção só é possível para o setor/local e usuário/servidor que estão configurados para abrir
processos dentro da Entidade.
Informações AGP SA – Academia de Gestão Pública